到2022年，世界上许多国家预计将实施地方性战略，与冠状病毒共存。这也是我们看到企业和组织中向数字化转变的部分原因。特别是文件工作流程和管理，正在被数字化以适应新的规范。     

一个数字化的文件工作流程可以改善你记录、保护、存储、组织和分享关键信息和数据的方式。数字化文件管理可以使与文件有关的成本减少40%，并使错误减少多达30%。 

然而，在收获一个好的数字文件工作流程的好处之前，有必要对这个过程进行适当的数字化。让我们来看看有哪些方法可以使文件工作流程数字化变得更容易。

‍

1. 数字化文件管理的系统化 

设置、存储和处理纸质文件的成本可能相当昂贵，特别是随着你的业务增长。储存设施、文件柜、纸张成本、印刷、办公空间、存储以及雇用员工管理所有这些，加起来可能是一个相当昂贵的交易。而这并不是所有机构都能负担得起的。 

转向数字文件系统可以让你摆脱所有那些纸质文件，节省存储空间，节省打印、墨水和其他文具的费用，并改善工作流程。然后，你可以优先考虑只保留最重要的文件的实体副本，并将其余的文件安全、可靠地数字化。  

2. 制定档案和命名系统的规则

记录和规范文件命名可以为你的企业在未来节省大量的时间和资源。没有什么比花时间寻找丢失的文件更浪费的了。 

因此，最好为文件和档案的命名建立基本规则，以便于它们被搜索到。为了详细描述文件，文件名可以包括日期、状态、公司、行业等等。 

这些名称使文件易于查找和扫描。确保与你的团队成员沟通这些命名惯例，以便一切保持有序。

3. 给你的文件夹分层和分类 

数字文件管理是组织和确保你的组织有适当的文件的一个好方法。你可以根据视频、音频或PDF等格式对它们进行分组。尽量将你的数据分类到相关的文件夹中，以方便行政工作的搜索过程。将这些文件夹分层，如将它们放在子文件夹中，可以缓解扫描和搜索过程。 

另一个提示：你也可以为某些常规文件应用标准模板，如发票、索赔、协议等。这可以节省时间，提供一致性，并提高工作流程的效率。 

4. 定期更新和备份

如果你进行常规备份，技术支持会喜欢你。一个组织可能犯的最常见的错误之一是没有定期更新和备份其数据。当灾难发生时，每个人都想恢复，但如果没有一个更新的备份系统，这将是非常困难的。 

因此，出于安全考虑，在复制到另一个驱动器时，备份你的文件是至关重要的。你应该通过归档旧文件或已完成的不再使用的账户来保持你所有文件系统的更新。这可以使你的数字文件保持清洁，节省存储空间，并防止重复。 

5. 确保每个人都在使用同一个系统

每个团队或部门都会有其首选的沟通方式，文件，等等。但是，当涉及到共享文件工作流程时，每个人都在同一页上工作是至关重要的。这可以限制沟通不畅，提高效率，并节省时间。更不用说，它可以通过在多个接触点提供一致性来改善你的客户的整体体验。 

坚持使用一个文件共享和电子签名平台，特别是一个能确保特别敏感信息的安全和隐私的平台。  

6. 定期进行内部审计

在建立和实施你的数字文件工作流程之后，偶尔审计一下你的文件是非常有帮助的。这是一种跟踪系统优势和劣势的方法。你应该如何处理重复的文件？提交某些文件或文件夹的检查表是什么？然后，你可以通过定期监测来改进和微调你的记录管理系统。 

7. 让团队入职并接受培训   

文件工作流程数字化中发生的另一个常见错误是用户之间缺乏沟通和培训。这可能会降低文件组织的有效性和不一致性，使整个过程变得很浪费。 

必须从一开始就把团队成员纳入到入职和培训中，以便每个人都对文件的存储、审查和共享方式保持一致，特别是与第三方和其他人的共享。

因此，形成一个入职流程是很有帮助的，这将缓解迁移和实施的问题。想在新的数字化活动中使团队合作更加完美吗？定义你的文件工作流程的最佳实践，致力于建立、维护和组织一个整洁的文件管理系统。

8. 为客户创建文件程序

当你想敲定一笔交易时，你最不希望销售人员担心的是如何向每一个客户解释签署、共享和文件流程。因此，一般来说，写一个程序，向客户介绍如何使用你的数字文件平台，以及其他故障处理的常见问题，是一个好主意。 

确保相关各方能够获得正确的文件。一个好的文件共享平台是可以实现无缝协作和共享的，同时还可以让管理员和文件管理员进行控制。 

9. 不要对安全问题掉以轻心

虽然你可以创建自定义程序来控制员工和客户的文件访问，但你也需要安全来防止黑客和数据泄露。将你的文件数字化，顾名思义就是将它们暴露在数字世界的风险中。

然而，使用不断更新的安全协议和方法使黑客更难访问你的文件。大多数供应商使用各种加密的最佳做法，使你的文件甚至比最安全的文件柜更安全。更好的是，利用分散的数字文件服务，不将你的文件存储在共享服务器中。 

准备好将文件工作流程数字化了吗？ 

根据我们到目前为止所读到的方法，你可以开始分析，看看你的文件工作流程正面临着什么样的挑战。从那里，我们希望你能找到合适的方法来使它更容易。 

在Dedoco，我们提供一个独特的数字文件和签名解决方案，旨在改变企业管理数字工作流程的方式，同时发布可信的、可验证的文件和证书。今天就从我们开始吧，让文件管理变得更好。

‍